Отдел документооборота и работы с обращениями граждан
Организует делопроизводство в аппарате Совета района, разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.
Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в аппарате Совета района.
Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящих и отправку исходящих документов с использованием электронного носителя «Электронное Правительство Республики Татарстан».
Организует работу по учету всех видов документов, поступающих в адрес Совета района, Главы района, заместителя председателя Совета района, осуществляет контроль за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции.
Контролирует рассмотрение заявлений и обращений граждан в установленные сроки.
Организует прием граждан по личным вопросам Главой района с привлечением специалистов структурных подразделений, осуществляет учет и контроль за устными обращениями граждан.
Разрабатывает инструкции по делопроизводству и работе с письмами и обращениями граждан.
Составляет номенклатуру дел, согласовывает ее с архивным отделом Исполнительного комитета Зеленодольского муниципального района (далее – архив).
Формирует исполненные документы, обращения граждан в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформляет их, организует оперативное хранение документов и сдачу их в архив в соответствии с установленным порядком.
Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов.
Оказывает методическую помощь в организации и ведении делопроизводства по письмам и обращениям граждан структурным подразделениям аппарата Совета района, органам местного самоуправления.
Проверяет состояние делопроизводства и работу с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях аппарата Совета района.
Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, вносит предложения по сокращению документооборота.
Анализирует и представляет руководителю аппарата Совета района итоговые данные подсчета объема документооборота в аппарате Совете района.
Проводит мероприятия по совершенствованию делопроизводства, внедрение научной организации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры производства в аппарате Совета района, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.
Обеспечивает хранение и использование круглой гербовой печати с наименованием «Совет Зеленодольского муниципального района».
Планирует и решает вопросы материально-технического и хозяйственного обеспечения деятельности аппарата Совета района.
Организует хранение, учет и расходование материальных ценностей, находящихся в ведении общего отдела.
Обеспечивает функционирование информационных систем, оргтехники, находящейся в эксплуатации, проведение работ по внедрению новых информационных технологий.
Осуществляет контроль за эксплуатацией и ремонтом зданий, оснащение их оборудованием, мебелью, другим имуществом.
Обеспечивает и осуществляет мероприятия по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности в структурных подразделениях аппарата Совета района, контроль за их выполнением всеми работниками аппарата Совета района.
